Wie Sie Ihr Büro für einen nahtlosen Umzug organisieren
Wenn Ihr aktueller Standort einfach nicht mehr funktioniert, ist der Umzug Ihres Unternehmens in ein neues Büro der naheliegende nächste Schritt. Es könnte einen neuen Raum, einige neue Möbel und hoffentlich eine Büroaufteilung bedeuten, die besser zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt. Aber wenn Sie erst einmal anfangen, sich mit der Logistik zu befassen, werden Sie wahrscheinlich schnell zu Recht feststellen, dass es eine Menge Planung erfordert. Zum Glück ist Sorglos ein Profi auf diesem Gebiet, deshalb haben wir unsere besten Tipps für Ihren Büroumzug zusammengestellt. Es ist Zeit, sich zu organisieren!
Beginnen Sie, wenn möglich, 3-4 Monate im Voraus mit der Organisation.
Da neben dem Tagesgeschäft eine Menge Logistik zu bewältigen ist, stellt eine frühzeitige Planung sicher, dass Ihre Mitarbeiter nicht überfordert werden. Ernennen Sie eine leitende Person, die als Ansprechpartner für die Umzugshelfer, die Unterzeichnung des neuen Mietvertrags, die Sicherstellung des Wechsels der Versorgungsunternehmen usw. fungiert. Arbeiten Sie mit dieser Person zusammen, um einen Zeitplan für die anstehenden Aufgaben zu erstellen. Holen Sie sich dann zusätzliche Unterstützung von den entsprechenden Mitarbeitern. So bleibt der Umzug so stressfrei wie möglich.
Beauftragen Sie Ihr Umzugsunternehmen frühzeitig.
Da Sie ein Umzugsteam engagieren möchten, das die Arbeit effizient und genau erledigt, ist es am besten, wenn Sie das Umzugsunternehmen schon lange im Voraus buchen. So stellen Sie sicher, dass Sie sich die Tage im Kalender aussuchen können und nicht mit einem ungünstigen Umzugstag feststecken. Außerdem erhalten Sie die Qualität des Umzugsunternehmens, die Sie wirklich wollen - und das ist wichtig.
Erstellen Sie eine Karte Ihrer neuen Büroanordnung.
Wenn die Mitarbeiter mit dem Packen des Büros beginnen, müssen sie die Kartons beschriften, um anzugeben, wohin sie geliefert werden sollen. So stellen Sie sicher, dass eine klare und beschriftete Karte Ihrer zukünftigen Büroanordnung jeder Abteilung zur Verfügung steht, und dann natürlich auch Ihren Umzugshelfern zur Verfügung steht.
Wenn die Mitarbeiter den Inhalt ihres Schreibtisches organisieren, lassen Sie sie die Kartons mit ihrem Namen, dem Inhalt und einem sichtbaren Etikett beschriften, das angibt, wohin der Karton gehen soll. Für größere Büros oder Unternehmen mit vielen Vorräten sollten Sie ein Farbcodierungssystem verwenden. Dies erleichtert den Umzugshelfern den Umzug, das Auspacken am anderen Ende und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf.
Machen Sie einen Plan mit Ihrem IT-Team.
Sobald Sie sich für Ihre neuen Räumlichkeiten entschieden haben, sollten Sie Ihren technischen Support hinzuziehen, um zu prüfen, ob es irgendwelche IT-Upgrades gibt, die vor dem Einzug vorgenommen werden müssen. Telefone, Internetzugang und Stromanschluss sind allesamt entscheidend, um sicherzustellen, dass es durch den Umzug zu keinen nennenswerten Unterbrechungen in Ihrem Unternehmen kommt. Entwickeln Sie mit Ihren IT-Mitarbeitern einen Aktionsplan, um die Bürotechnik einzurichten, zu testen und bereitzustellen, sobald der Umzug abgeschlossen ist.
Schützen Sie den Papierkram, den Sie brauchen, und schreddern Sie alles, was Sie nicht brauchen.
Es macht keinen Sinn, Unordnung aus Ihrem alten Büro in Ihr neues zu transportieren. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, sich etwas Zeit zu nehmen, um ihre Aktenschränke zu entrümpeln und alles, was nicht mehr benötigt wird, aufzubewahren. Sprechen Sie sich immer mit Ihren Buchhaltern und der Personalabteilung ab, bevor Sie etwas Wichtiges, wie Finanz- oder Personaldokumente, durch den Schredder jagen!
Ordnen Sie dann die wichtigen Dokumente in einer versiegelten, gut beschrifteten Ablagebox. Für alle Finanz- oder Personaldokumente, die sensible Informationen enthalten, können Sie Ihre Kontaktperson bitten, sie zu transportieren, damit sie bei der Ankunft an einem sicheren Ort abgelegt werden.
Identifizieren und spenden Sie alle Möbel und Gegenstände, die Sie nicht mehr benötigen.
Es gibt viele Programme, die alte Computer nehmen und sie für den Einsatz in Schulen oder Nachhilfeprogrammen aufarbeiten. Ebenso sind gemeinnützige Büros oft auf der Suche nach Büromöbeln, um ihre Mission zu unterstützen. Schauen Sie nach, was es in Ihrer Gegend gibt, und lassen Sie Ihren Buchhalter die Spenden für eine Steuerabschreibung dokumentieren. Wenn Sie die Menge der zu transportierenden Möbel reduzieren, bleibt Ihr Umzug effizient.
Aktualisieren Sie Ihre Adresse und informieren Sie Ihre Kunden.
Am besten tun Sie dies in einem Rutsch. Aktualisieren Sie Ihre Website, soziale Medien, Yelp, Google Business, USPS-Eintrag und Visitenkarten, falls erforderlich. Wenn Sie mit Ihren Kunden persönlich in Ihrem Büro arbeiten, sollten Sie sie rechtzeitig über die Änderung informieren. Auf diese Weise gehen sie nicht versehentlich zu Ihrem alten Standort!
Planen Sie Ihre Meetings, Termine und wichtige Ereignisse entsprechend.
Gönnen Sie sich und Ihrem Team einen Puffer um den Umzugstag herum, an dem Sie keine wichtigen Aufgaben geplant haben. So haben Sie Zeit für die letzte Organisation vor dem Umzugstag und für das Auspacken nach dem Umzug. Ein Team von erfahrenen Umzugshelfern wird die meisten Ihrer Möbel dort aufstellen, wo sie benötigt werden, aber die Mitarbeiter müssen dennoch ihre Schreibtische und Büroräume organisieren.
Das Team von Spezialisten bei Sorglos Umzüge & Entrümpelungen kennzeichnet sich durch Effizienz, Organisation und Professionalität aus. Lassen Sie uns dazu beitragen, dass Ihr Büroumzug nahtlos verläuft!
Dein Sorglos Team
